Unternehmen haben jeden Monat wiederkehrende sowie gelegentliche Ausgaben. Um die Liquidität zu gewährleisten und immer einen ordentlichen Puffer zu haben, sollte eine sorgfältige Kostenkontrolle stattfinden.
Mit der Kostenkontrolle immer im Budget bleiben
Anders als beim Kostenmanagement geht es bei der Kontrolle nicht darum zu budgetieren, sondern darum, die monatlichen Kosten nachzuvollziehen. Es soll also gewährleistet werden, dass ein vorher festgelegtes Budget eingehalten wird. Die eingesetzten Kontrollmechanismen helfen dabei, die besonders teuren Kostenpunkte zu identifizieren. Dabei sollten Unternehmen stets das große Ganze betrachten sowie detaillierte Kontrollmaßnahmen für bestimmte Bereiche durchsetzen. Um möglichst schnell reagieren zu können, wenn das Budget überschritten wird, sollte die Kostenkontrolle monatlich stattfinden.
Monatliche Gewinn- und Verlustrechnung für die grobe Orientierung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt alle Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens gegenüber und ist deswegen ein eher grobes Kontrollinstrument. Wenn irgendwo etwas nicht stimmt, zeigt sich das oft in den absoluten Zahlen.
Deswegen sollten Unternehmen monatlich einen Blick auf die Gewinn- und Verlustrechnung werfen. Diese lässt sich in der Regel automatisch mit dem Buchhaltungsprogramm erstellen. Auch der Vergleich mit Vormonaten oder mit dem gleichen Monat aus dem Vorjahr ist möglich. Das ist nicht unerheblich. Denn in vielen Branchen sind bestimmte Monate umsatzstärker als andere.
Kraftstoffkosten mithilfe von Tankkarten überwachen
Mithilfe von Tankkarten können Unternehmen die monatlichen Kosten für den Kraftstoff besser im Auge behalten. Jede Tankfüllung lässt sich damit schnell und unkompliziert nachvollziehen. Da die Karte an den Erwerb von Benzin und Diesel gebunden ist, kann sie in der Regel auch nicht für andere Ausgaben genutzt werden, sodass stets ein optimaler Überblick gegeben ist.
Außerdem gibt es jeden Monat eine detaillierte Abrechnung. Unternehmen können also gut vergleichen, wie sich ihre Kraftstoffkosten entwickeln und wo eventuell Einsparungspotenzial besteht. Für Unternehmen ist ein Tankkartenvergleich sehr empfehlenswert. Dadurch lässt sich das wirtschaftlichste Angebot ohne großen Aufwand passend zur eigenen Fahrzeugflotte ausfindig machen.
Durch einen Tankkartenvergleich auf lässt sich außerdem ohne großen Aufwand das wirtschaftlichste Angebot passend zur eigenen Fahrzeugflotte ausfindig machen. Zusätzlich ist eine Fuhrparkmanagement-Software sinnvoll.
Der Soll-Ist-Vergleich als wichtiges Instrument der Kostenkontrolle
Durch einen monatlichen Soll-Ist-Vergleich lässt sich die Wirtschaftlichkeit von langfristig geplanten Projekten regelmäßig kontrollieren. Dabei wird geprüft, ob die Plan-Zahlen eingehalten werden. Wer das alles händisch macht, kommt aus dem Rechnen nicht mehr heraus und läuft Gefahr, Fehler zu machen.
Hier kann eine Projektmanagement-Software weiterhelfen. Viele Tools bieten direkt einen Soll-Ist-Vergleich, sodass sich monatlich überwachen lässt, ob das Projekt noch rentabel ist. Wenn die Zahlen abweichen, kann das Programm zudem dabei helfen, herauszufinden, welche Faktoren dafür verantwortlich sind, sodass sich diese eventuell ausmerzen lassen.
